1. Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je:
ROS System, s.r.o.
Sídlo: Argentinská 772/3, 170 00 Praha 7
Provozovna: Jankovcova 1603/47a, 170 00 Praha 7
IČO: 17710774
DIČ: CZ17710774
E-mail: info@ros-czechia.cz
Telefon: +420 775 854 861
Dále jen „správce“, „my“ nebo „ROS Czechia“.
Tyto zásady vysvětlují, jak zpracováváme osobní údaje návštěvníků webových stránek, zájemců o naše služby, zákazníků, dodavatelů a dalších osob, které nás kontaktují.
Údaje správce odpovídají údajům zveřejněným na webu ROS Czechia.
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
V závislosti na způsobu, jakým nás kontaktujete nebo využíváte naše služby, můžeme zpracovávat zejména:
- jméno a příjmení,
- název společnosti a pracovní zařazení,
- e-mailovou adresu,
- telefonní číslo,
- fakturační a smluvní údaje,
- obsah zprávy, poptávky nebo jiné komunikace,
- informace související s objednávkou, kontrolou nebo opravou regálových systémů,
- technické údaje o návštěvě webu, například IP adresu, typ zařízení, prohlížeč, systémové záznamy a údaje uložené prostřednictvím cookies.
Prostřednictvím kontaktního formuláře na webu jsou aktuálně požadovány zejména kontaktní údaje, název společnosti, oblast zájmu a obsah zprávy.
3. Účely a právní důvody zpracování
Vyřízení poptávky nebo dotazu
Osobní údaje uvedené v kontaktním formuláři, e-mailu nebo sdělené telefonicky používáme k vyřízení dotazu, přípravě nabídky a komunikaci o našich službách.
Právním základem je provedení opatření před uzavřením smlouvy na žádost zájemce, případně náš oprávněný zájem na odpovídání na běžné obchodní dotazy.
Uzavření a plnění smlouvy
Údaje zákazníků a jejich kontaktních osob zpracováváme za účelem přípravy, uzavření a plnění smlouvy, provedení kontroly nebo opravy regálů, evidence provedených služeb, komunikace a řešení reklamací.
Právním základem je plnění smlouvy a náš oprávněný zájem na řádném vedení obchodních vztahů.
Plnění účetních a právních povinností
Fakturační, smluvní a související údaje zpracováváme také za účelem vedení účetnictví, plnění daňových povinností a dalších povinností uložených právními předpisy.
Právním základem je plnění právní povinnosti správce.
Ochrana práv a zabezpečení webu
Technické údaje a záznamy o provozu webu můžeme zpracovávat za účelem zabezpečení webových stránek, prevence zneužití, řešení technických problémů a ochrany našich právních nároků.
Právním základem je náš oprávněný zájem na bezpečném provozu webu a ochraně našich práv.
Analytické a marketingové cookies
Analytické nebo marketingové cookies a související nástroje používáme pouze na základě souhlasu uděleného prostřednictvím cookie lišty. Souhlas lze kdykoliv odvolat nebo změnit prostřednictvím nastavení cookies na webu.
Základní požadavky na poskytované informace, právní základy, příjemce, dobu uložení a práva návštěvníků vycházejí zejména z článků 12 a 13 GDPR. Informace musí být srozumitelné a snadno dostupné.
4. Doba uchovávání osobních údajů
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro daný účel:
- údaje z běžných dotazů a neuskutečněných poptávek nejdéle 3 roky od poslední komunikace,
- údaje související se smlouvou po dobu jejího trvání a následně po dobu nezbytnou pro ochranu právních nároků,
- účetní a daňové dokumenty po dobu vyžadovanou příslušnými právními předpisy,
- údaje zpracovávané na základě souhlasu do jeho odvolání nebo do uplynutí doby, na kterou byl souhlas udělen,
- technické systémové záznamy zpravidla nejdéle 12 měsíců, není-li jejich delší uchování nezbytné pro vyřešení bezpečnostního incidentu.
Uvedené lhůty by měly odpovídat tomu, jak firma údaje ve skutečnosti maže a archivuje.
5. Příjemci a zpracovatelé
Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny:
- poskytovateli webhostingu a technické správy webu,
- poskytovateli e-mailových a cloudových služeb,
- účetním, daňovým a právním poradcům,
- dodavatelům informačních systémů,
- poskytovatelům analytických nebo marketingových služeb, pokud k jejich použití návštěvník udělil souhlas,
- orgánům veřejné moci, pokud nám zpřístupnění ukládá právní předpis.
Doplňte konkrétní používané poskytovatele:
- webhosting: [DOPLNIT]
- správce webu: [DOPLNIT]
- e-mailové služby: [DOPLNIT]
- analytika, například Google Analytics: [DOPLNIT / NEPOUŽÍVÁME]
- mapy, například Google Maps: [DOPLNIT / NEPOUŽÍVÁME]
- ochrana formuláře, například Google reCAPTCHA: [DOPLNIT / NEPOUŽÍVÁME]
- reklamní nástroje, například Meta Pixel nebo Google Ads: [DOPLNIT / NEPOUŽÍVÁME]
6. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor
Někteří poskytovatelé analytických, cloudových nebo technických služeb mohou zpracovávat osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor.
V takovém případě je předávání založeno na odpovídajícím právním mechanismu, například rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany nebo standardních smluvních doložkách.
Tento odstavec ponechte pouze tehdy, používáte-li například služby Google, Microsoft, Meta nebo jiné zahraniční poskytovatele.
7. Cookies
Webové stránky používají nezbytné cookies potřebné pro správné a bezpečné fungování webu.
Analytické, preferenční a marketingové cookies používáme pouze podle nastavení návštěvníka v cookie liště. Podrobné informace o jednotlivých cookies, jejich účelu, poskytovateli a době platnosti jsou uvedeny na samostatné stránce Zásady používání cookies.
Souhlas s volitelnými cookies lze kdykoliv změnit prostřednictvím odkazu Spravovat souhlas umístěného na webu.
8. Práva subjektů údajů
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte za podmínek stanovených GDPR zejména právo:
- získat přístup ke svým osobním údajům,
- požadovat opravu nepřesných nebo neúplných údajů,
- požadovat výmaz osobních údajů,
- požadovat omezení zpracování,
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
- získat své údaje ve strukturovaném a strojově čitelném formátu,
- kdykoliv odvolat souhlas, aniž by tím byla dotčena zákonnost předchozího zpracování,
- podat stížnost u dozorového úřadu.
Práva můžete uplatnit prostřednictvím e-mailu info@ros-czechia.cz. Můžeme vás požádat o přiměřené ověření totožnosti, abychom zabránili zpřístupnění údajů neoprávněné osobě.
Přehled práv subjektů údajů zveřejňuje také Úřad pro ochranu osobních údajů.
9. Dozorový úřad
Máte právo podat stížnost u:
Úřadu pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Doporučujeme však nejprve kontaktovat nás, abychom mohli případný problém vyřešit.
10. Povinnost poskytnout údaje
Poskytnutí údajů prostřednictvím kontaktního formuláře je dobrovolné. Bez poskytnutí nezbytných kontaktních údajů však nemusíme být schopni odpovědět na dotaz, připravit nabídku nebo uzavřít a splnit smlouvu.
11. Automatizované rozhodování
Při zpracování osobních údajů neprovádíme automatizované individuální rozhodování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně významné účinky.
12. Zabezpečení osobních údajů
Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před ztrátou, neoprávněným přístupem, zneužitím, změnou nebo zničením.
Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které je potřebují pro výkon své práce nebo plnění smluvních povinností.
13. Změny těchto zásad
Tyto zásady můžeme aktualizovat zejména při změně používaných služeb, způsobů zpracování nebo právních požadavků. Aktuální verze je vždy zveřejněna na těchto webových stránkách.
Úprava kontaktního formuláře
U povinného políčka ve formuláři doporučuji změnit text:
„Souhlasím se zpracováním osobních údajů“
na:
„Beru na vědomí Zásady ochrany osobních údajů.“
Slova Zásady ochrany osobních údajů nastavte jako odkaz na tuto stránku. Pro samotné vyřízení poptávky obvykle není potřeba vyžadovat souhlas, protože zpracování může být založeno na předsmluvních krocích nebo oprávněném zájmu. Samostatný dobrovolný souhlas používejte například pro newsletter nebo další marketing.